Version 2.0 / 4 novembre 2026
Déclaration de confidentialité
Hibou/x B.V., exerçant sous le nom commercial The Synths
1. Introduction
La présente déclaration de confidentialité décrit la manière dont Hibou/x B.V., exerçant sous le nom commercial The Synths (ci-après : « nous » ou « notre »), traite les données personnelles des visiteurs de thesynths.studio et des personnes qui utilisent Lara, notre digital human (ci-après : « Lara »). Nous attachons de l’importance à la protection de votre vie privée et traitons vos données avec soin.
Lara est une digital human interactive avec laquelle vous pouvez avoir une conversation par la voix et/ou par écrit. Nous développons et gérons Lara nous-mêmes. La présente déclaration porte sur votre visite sur thesynths.studio, les formulaires du site, une conversation avec Lara, le récapitulatif que vous lui demandez, un rendez-vous que vous prenez par son intermédiaire et le retour que vous donnez après une conversation.
Si votre organisation travaille avec nous en tant que client, l’accord de traitement des données régit la manière dont nous traitons les données pour le compte de cette organisation. Cela ne relève pas de la présente déclaration.
Nous vous recommandons de lire attentivement la présente déclaration avant d’engager une conversation avec Lara.
2. Que sont les données personnelles ?
Les données personnelles sont toutes les données qui permettent, directement ou indirectement, de vous identifier en tant que personne. Cela comprend des données évidentes comme un nom ou une adresse e-mail, mais aussi des données indirectement identifiantes comme une adresse IP, un code d’accès ou un identifiant de session (un code généré aléatoirement qui permet de distinguer techniquement votre conversation des autres conversations).
Certaines données que nous traitons dans le cadre de Lara peuvent être considérées comme pseudonymisées : elles ne permettent pas de vous identifier directement, mais une identification pourrait être possible en les combinant à d’autres informations. Nous traitons donc ces données comme des données personnelles et leur appliquons les garanties du RGPD. La pseudonymisation diffère de l’anonymisation : en cas d’anonymisation, l’identification n’est raisonnablement plus possible et les règles du RGPD ne s’appliquent plus.
3. Vous conversez avec un système d’IA
Lara est un système d’IA. L’avatar que vous voyez et la voix que vous entendez sont générés par un logiciel ; il ne s’agit pas d’un être humain. Les réponses sont générées par un modèle de langage sous-jacent. Nous le signalons également avant la conversation, comme l’exige le règlement européen sur l’IA.
Les réponses d’un système d’IA ne sont pas toujours exactes sur le plan factuel. Il peut arriver que Lara donne une réponse incomplète, imprécise ou qui n’est plus à jour. Cela vaut également pour un récapitulatif ou une proposition rédigés à l’aide de l’IA (voir la section 5.8). Lara fournit des informations générales sur les digital humans et nos services. Une proposition ou un rendez-vous obtenu via Lara est sans engagement et ne constitue pas une promesse faite en notre nom. Les règles de la conversation elle-même figurent dans les conditions d’utilisation de Lara.
Nous vous demandons de ne pas partager avec Lara de données personnelles sensibles ou relevant de catégories particulières, telles que des informations sur votre santé, votre religion, vos opinions politiques, votre vie sexuelle, votre origine raciale ou vos antécédents judiciaires, ni de données concernant d’autres personnes que vous-même, comme les noms de collègues ou de clients. Ne partagez pas non plus de mots de passe, de données de paiement ou d’autres informations confidentielles. Moins vous partagez de données, mieux votre vie privée est protégée.
Rien ne vous oblige à partager des données personnelles. Si vous ne saisissez aucun texte et ne parlez pas, Lara ne peut pas répondre à votre question, mais pour le reste, le fait de ne pas fournir de données n’a aucune conséquence pour vous.
4. À propos de nous
Le responsable du traitement pour les traitements décrits dans la présente déclaration est :
Hibou/x B.V., exerçant sous le nom commercial The Synths
Generaal Vetterstraat 82-2
1059 BW Amsterdam
Numéro de la Chambre de commerce (KvK) : 96276215
Adresse e-mail pour les questions relatives à la vie privée : hello@thesynths.studio
Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données.
5. À quelles fins traitons-nous des données personnelles ?
Nous traitons vos données personnelles exclusivement aux fins décrites ci-dessous. Pour chaque finalité, nous expliquons ce qu’elle recouvre, quelles données nous traitons, combien de temps nous les conservons et sur quelle base juridique nous nous fondons.
5.1 Avoir une conversation avec Lara
En quoi consiste cette finalité ? Lorsque vous engagez une conversation avec Lara, nous traitons vos entrées (voix et/ou texte) afin que Lara puisse vous donner une réponse appropriée. Si vous utilisez la voix, vos paroles sont converties en texte en temps réel. Pour le fonctionnement de l’avatar, de la voix et de l’interaction, nous faisons appel à des sous-traitants (voir la section 7). Si vous avez indiqué au préalable votre nom et le nom de votre entreprise (section 5.7), ceux-ci sont transmis au modèle de langage pendant la conversation, afin que Lara puisse s’adresser à vous personnellement. Le fournisseur du modèle de langage ne conserve pas ces données. Comme Lara peut vous appeler par votre nom, votre nom et le nom de votre entreprise peuvent toutefois figurer dans le contenu de la conversation.
Lara n’utilise votre microphone qu’après que vous en avez donné l’autorisation dans votre navigateur, et uniquement pendant la conversation. Votre caméra n’est pas utilisée.
Quelles données personnelles traitons-nous à cette fin ?
- Le texte que vous dites ou tapez (contenu de la conversation), et les réponses de Lara.
- Si la voix est activée : votre entrée vocale, qui est convertie en texte (l’enregistrement vocal lui-même n’est pas conservé).
- Les images de l’avatar et l’audio généré qui vous sont renvoyés.
- Un identifiant de session : un code généré aléatoirement qui permet de distinguer techniquement votre conversation des autres conversations.
- L’heure du début et de la fin de la conversation.
- La durée de la conversation.
- Si vous les avez indiqués : votre nom et le nom de votre entreprise (voir la section 5.7).
Combien de temps conservons-nous ces données ? Nous conservons le contenu des conversations (transcriptions) pendant six mois au maximum, après quoi il est automatiquement supprimé. Nous conservons ensuite l’heure et la durée de la conversation sans nom, à des fins statistiques. Les flux vocaux et vidéo en temps réel ne sont pas enregistrés ; ils servent uniquement à rendre la conversation possible. Les prestataires qui traitent la conversation en temps réel ne conservent pas le contenu de la conversation.
Quelle est la base juridique ? La base juridique est notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD). Notre intérêt concret est le suivant : vous faire découvrir le fonctionnement d’une digital human et pouvoir donner suite à la conversation. Nous avons mis en balance cet intérêt avec vos intérêts en matière de vie privée et avons mis en place des garanties appropriées, telles que des durées de conservation limitées, la séparation entre le contenu des conversations et les données techniques, et les exclusions décrites dans la présente déclaration. En démarrant la conversation, vous choisissez d’utiliser Lara. Il ne s’agit pas d’un consentement au sens du RGPD. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement ; voir la section 11.
Catégories particulières de données personnelles : Nous n’avons pas l’intention de traiter, via Lara, des catégories particulières de données personnelles au sens de l’article 9, paragraphe 1, du RGPD, telles que des données concernant votre santé, votre religion, vos convictions philosophiques, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale, votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle, votre origine raciale ou ethnique, ou vos antécédents judiciaires. Dans l’avertissement affiché avant la conversation et à la section 3, nous vous demandons de ne pas partager ce type de données avec Lara.
Si, malgré tout, vous partagez vous-même, activement et de votre propre initiative, des catégories particulières de données personnelles avec Lara (par exemple en les disant ou en les tapant), les règles suivantes s’appliquent. Lorsque vous saisissez volontairement ces données, en sachant que Lara enregistre, conserve et peut analyser vos entrées comme décrit dans la présente déclaration, nous considérons ces données comme manifestement rendues publiques par vous à notre égard et à l’égard des sous-traitants mentionnés à la section 7. Nous fondons le traitement de ces données sur l’exception prévue à l’article 9, paragraphe 2, point e) du RGPD.
Nous n’utilisons pas ces données à d’autres fins que celles décrites à la section 5, et nous les supprimons ou les anonymisons conformément aux durées de conservation indiquées à la section 9. Nous avons mis en place des garanties appropriées pour limiter les risques d’un traitement involontaire de catégories particulières de données : les avertissements préalables, la stricte restriction de l’accès aux transcriptions, les courtes durées de conservation et l’interdiction de toute utilisation à des fins de profilage ou de marketing.
5.2 Fonctionnement technique et dépannage
En quoi consiste cette finalité ? Nous traitons des données techniques pour assurer le bon fonctionnement du site et de Lara, pour détecter et résoudre les pannes et pour surveiller la stabilité et la disponibilité du service.
Quelles données personnelles traitons-nous à cette fin ?
- Adresse IP, dans les journaux serveur de notre hébergeur. Nous ne conservons pas nous-mêmes d’adresses IP.
- Type de navigateur, système d’exploitation et type d’appareil (user-agent).
- Heure de la visite.
- Journaux d’interaction et messages d’erreur. Les signalements d’un échec du démarrage de la conversation contiennent uniquement l’étape, la raison, la langue et le navigateur, sans nom ni adresse e-mail.
Combien de temps conservons-nous ces données ? Les fichiers journaux du serveur sont conservés pendant sept jours.
Quelle est la base juridique ? Notre intérêt légitime à disposer d’un service fonctionnant correctement, sûr et stable (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD).
5.3 Assurance qualité, analyse et rapports
En quoi consiste cette finalité ? Nous analysons le contenu des conversations et les données d’interaction afin de contrôler la qualité des réponses de Lara, de comprendre quelles questions vous et d’autres utilisateurs posez, et d’améliorer au fil du temps la base de connaissances, les instructions et le fonctionnement de Lara. Sur la base de l’ensemble des conversations, nous établissons en outre des analyses et des rapports périodiques, par exemple hebdomadaires, sur les sujets qui ressortent et sur ce qui peut être amélioré. Pour ces analyses et rapports, nous faisons appel à des modèles de langage d’IA (voir les sections 7 et 8). Cette analyse ne vise pas à vous suivre en tant qu’individu ni à établir un profil personnel.
Quelles données personnelles traitons-nous à cette fin ? Le contenu des conversations, les identifiants de session, l’heure et les journaux d’interaction, tels que décrits aux sections 5.1 et 5.2. Seul le contenu des conversations est transmis au modèle de langage d’IA ; votre nom, le nom de votre entreprise et votre adresse e-mail ne sont pas transmis séparément.
Combien de temps conservons-nous ces données ? Le contenu des conversations est conservé six mois au maximum, comme indiqué à la section 5.1. Nous conservons les analyses et les rapports pendant six mois au maximum.
Quelle est la base juridique ? Notre intérêt légitime à améliorer la qualité et l’utilité de Lara (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD). Nous avons procédé à une mise en balance de cet intérêt et de vos intérêts en matière de vie privée, et avons mis en place des garanties appropriées telles qu’un accès limité, des durées de conservation courtes et l’absence d’utilisation à des fins de profilage ou de marketing.
5.4 Sécurité et journalisation
En quoi consiste cette finalité ? Nous traitons certaines données afin de protéger le site et Lara contre les abus, la fraude et les accès non autorisés, et afin de pouvoir détecter et examiner d’éventuels incidents de sécurité. Un filtrage automatisé du contenu peut également être appliqué pour prévenir les abus et la génération de contenus illicites.
Quelles données personnelles traitons-nous à cette fin ? Adresse IP, identifiant de session, code d’accès, heure, données techniques relatives à votre appareil et (le cas échéant) le contenu de conversation qui déclenche les filtres de sécurité.
Combien de temps conservons-nous ces données ? Aussi longtemps que nécessaire à la finalité de sécurité. Les journaux serveur sont conservés pendant sept jours ; pour le contenu des conversations, la durée prévue à la section 5.1 s’applique.
Quelle est la base juridique ? Notre intérêt légitime à assurer la sécurité du service et à protéger nos droits et ceux d’autrui (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD).
5.5 Anonymisation
En quoi consiste cette finalité ? Lorsque des données personnelles ne sont plus nécessaires aux finalités de la présente déclaration, et au plus tard à la fin de la durée de conservation applicable, nous les supprimons ou les anonymisons. L’anonymisation signifie que les données sont traitées de manière à ce qu’il ne soit plus possible de vous identifier à partir de celles-ci, même en combinaison avec d’autres informations. Ainsi, à l’issue de la durée de conservation, nous ne conservons que l’heure et la durée des conversations, sans nom ni autres données permettant de vous identifier, à des fins statistiques.
Ce n’est qu’une fois que les données sont effectivement devenues anonymes qu’elles ne constituent plus des données personnelles au sens du RGPD. À partir de ce moment, elles ne relèvent plus du champ d’application de la présente déclaration. Nous ne vendons pas de données anonymisées et ne les transmettons pas à des tiers.
Quelle est la base juridique ? Notre intérêt légitime à une suppression efficace et à la tenue de statistiques sur l’utilisation de Lara (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD). L’anonymisation satisfait aux trois critères appliqués par le Comité européen de la protection des données : il ne doit plus être possible d’isoler des individus, de relier des données entre elles ou d’en déduire des caractéristiques identifiantes.
5.6 Cookies et techniques similaires
Nous ne plaçons pas de cookies d’analyse ou publicitaires et n’utilisons pas de traceurs. Votre navigateur conserve seulement quelques réglages fonctionnels du site, par exemple si vous avez déjà vu l’avertissement affiché avant la conversation avec Lara. Ceux-ci sont nécessaires au bon fonctionnement du site et de la conversation ; aucun consentement n’est requis pour cela. Nos polices sont hébergées sur notre propre serveur : votre adresse IP n’est donc pas envoyée à Google. Les services derrière la conversation ne placent pas de cookies non plus.
5.7 Données que vous fournissez au préalable et accès
En quoi consiste cette finalité ? Avant que vous ne démarriez une conversation avec Lara, nous vous demandons d’indiquer votre nom, le nom de votre entreprise et votre adresse e-mail et, si vous avez obtenu l’accès au moyen d’un code d’accès, ce code. Nous utilisons ces données pour vous donner accès à Lara, pour nous adresser à vous personnellement pendant la conversation, pour pouvoir vous envoyer un récapitulatif et pour pouvoir donner suite à la conversation.
Quelles données personnelles traitons-nous à cette fin ?
- Votre nom.
- Le nom de votre entreprise.
- Votre adresse e-mail.
- Le cas échéant : votre code d’accès et le temps de conversation utilisé par code d’accès.
Combien de temps conservons-nous ces données ? Nous conservons votre nom, le nom de votre entreprise et votre adresse e-mail pendant douze mois au maximum, après quoi ils sont automatiquement supprimés. Il ne reste ensuite que l’heure et la durée de la conversation, sans données permettant de vous identifier. Nous conservons les codes d’accès et le temps de conversation utilisé tant que le code d’accès est valide, puis pendant douze mois au maximum.
Quelle est la base juridique ? Notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) à vous donner accès, à permettre une conversation personnalisée et à pouvoir donner suite à la conversation.
5.8 Récapitulatif par e-mail
En quoi consiste cette finalité ? Après la conversation, vous pouvez demander à Lara un récapitulatif : un résumé de la conversation et, si nécessaire, une proposition sans engagement. Le récapitulatif est rédigé à l’aide d’un modèle de langage d’IA à partir du contenu de la conversation. Vous recevez le récapitulatif par e-mail, envoyé via un service d’envoi d’e-mails, avec un lien qui vous permet de relire le récapitulatif.
Quelles données personnelles traitons-nous à cette fin ?
- Votre nom et votre adresse e-mail.
- Le contenu de la conversation.
- Le résumé et, le cas échéant, la proposition.
Seul le contenu de la conversation est transmis au modèle de langage d’IA. Votre adresse e-mail est utilisée exclusivement pour envoyer le récapitulatif et pour pouvoir assurer un suivi auprès de vous, et n’est jamais partagée avec un fournisseur de modèles de langage d’IA.
Combien de temps conservons-nous ces données ? Le récapitulatif et le lien dans l’e-mail restent disponibles pendant six mois ; le texte est ensuite supprimé. Pour votre nom et votre adresse e-mail, la durée prévue à la section 5.7 s’applique.
Quelle est la base juridique ? Le traitement est nécessaire à l’exécution de votre demande, en tant qu’étape préalable à un éventuel contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).
5.9 Un rendez-vous via Lara
En quoi consiste cette finalité ? Vous pouvez demander un rendez-vous avec nous via Lara. Nous utilisons vos données pour planifier le rendez-vous et y donner suite.
Quelles données personnelles traitons-nous à cette fin ? Votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse e-mail et la conversation avec Lara.
Combien de temps conservons-nous ces données ? Douze mois au maximum ; nous les supprimons ensuite.
Quelle est la base juridique ? Le traitement est nécessaire à l’exécution de votre demande (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).
5.10 Contact, démo ou rendez-vous via un formulaire
En quoi consiste cette finalité ? Les formulaires de thesynths.studio vous permettent de nous contacter, de demander une démo ou de prendre rendez-vous. Nous utilisons vos données pour répondre à votre question et donner suite à votre demande.
Quelles données personnelles traitons-nous à cette fin ? Votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse e-mail, votre message et la langue du site.
Combien de temps conservons-nous ces données ? Douze mois au maximum ; nous les supprimons ensuite.
Quelle est la base juridique ? Le traitement est nécessaire à l’exécution de votre demande (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD), ou repose sur notre intérêt légitime à répondre à votre question (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD).
5.11 Retours
En quoi consiste cette finalité ? Après une conversation, vous pouvez donner un retour sur Lara. Nous utilisons votre retour pour améliorer Lara.
Quelles données personnelles traitons-nous à cette fin ? Votre note, votre message, l’identifiant de session, votre nom et le nom de votre entreprise. Votre adresse e-mail n’est pas associée à votre retour.
Combien de temps conservons-nous ces données ? Douze mois au maximum ; nous les supprimons ensuite.
Quelle est la base juridique ? Notre intérêt légitime à améliorer Lara (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD).
5.12 Suivi personnel
En quoi consiste cette finalité ? Après une conversation avec Lara, nous pouvons vous écrire personnellement par e-mail au sujet de vos questions ou d’une éventuelle suite. Si vous ne le souhaitez pas, faites-le-nous savoir ; nous ne le ferons alors pas. Nous n’envoyons une newsletter ou un autre e-mail marketing qu’avec votre consentement.
Quelles données personnelles traitons-nous à cette fin ? Votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse e-mail et la conversation avec Lara.
Combien de temps conservons-nous ces données ? Dans les limites des durées prévues aux sections 5.1 et 5.7.
Quelle est la base juridique ? Notre intérêt légitime à donner suite à l’intérêt que vous portez à nos services (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD).
6. Prise de décision automatisée et profilage
Lara génère des réponses de manière automatisée à l’aide d’un système d’IA et peut préparer un récapitulatif ou un rendez-vous. Ces réponses ne constituent pas des décisions produisant des effets juridiques ou des effets similaires importants pour vous au sens de l’article 22 du RGPD. Nous n’utilisons pas Lara pour prendre automatiquement des décisions à votre sujet, pour établir des profils ni pour faire des prédictions sur votre comportement. Le récapitulatif ainsi que les analyses et les rapports ne constituent pas non plus des décisions à votre sujet ; les analyses et les rapports portent sur l’ensemble des conversations.
7. Avec qui partageons-nous vos données ?
Nous ne partageons vos données personnelles qu’avec les catégories de destinataires suivantes, et uniquement dans la mesure nécessaire aux finalités décrites ci-dessus.
Sous-traitants. Pour le fonctionnement du site et de Lara, nous faisons appel à des sous-traitants. Ceux-ci sont répartis dans les catégories fonctionnelles suivantes :
- Fournisseurs de traitement d’avatar et de voix, pour la génération de l’avatar et de la voix.
- Fournisseurs de reconnaissance vocale et de modèles de langage d’IA, pour la conversion de votre parole en texte et la formulation des réponses pendant la conversation.
- Fournisseurs de modèles de langage d’IA, pour la rédaction de récapitulatifs, de propositions, d’analyses et de rapports.
- Fournisseurs de communication audio et vidéo en temps réel, pour permettre la conversation en temps réel.
- Fournisseurs de technologies de base de données, pour le stockage des transcriptions et des données de session.
- Fournisseurs d’hébergement et d’infrastructure serveur, pour le site, les formulaires et les fonctions serveur.
- Fournisseurs de services d’e-mail, pour l’envoi d’un récapitulatif que vous avez vous-même demandé.
- Fournisseurs de logiciels de messagerie électronique et de bureautique, pour notre messagerie et le suivi des contacts et des rendez-vous.
Nous avons conclu avec toutes ces parties des accords conformes à l’article 28 du RGPD. Une liste à jour comprenant les noms des sous-traitants, leur fonction, leur pays d’établissement et la garantie de transfert applicable est disponible sur demande à l’adresse hello@thesynths.studio.
Autres destinataires. Par ailleurs, nous pouvons, dans la mesure où cela est nécessaire et légalement obligatoire, partager vos données avec des autorités publiques, des autorités de contrôle, des services d’enquête ou des conseillers (juridiques).
Nous ne vendons jamais vos données à des tiers.
8. Transferts hors de l’Espace économique européen
Les transcriptions, les données de session, les données que vous fournissez au préalable et les rapports sont stockés sur des serveurs situés au sein de l’Espace économique européen (EEE — les États membres de l’UE ainsi que l’Islande, la Norvège et le Liechtenstein), à Francfort (Allemagne). Pour certains éléments spécifiques, vos données peuvent être traitées temporairement par des prestataires situés hors de l’EEE, notamment aux États-Unis. Il s’agit de :
- le traitement en temps réel de la voix et de l’avatar pendant la conversation ;
- le traitement par des modèles de langage d’IA pour la conversation elle-même, la rédaction d’un récapitulatif ou d’une proposition et les analyses et rapports (sections 5.1, 5.3 et 5.8) ;
- l’hébergement du site, des formulaires et des fonctions serveur (sections 5.2 et 5.10) ;
- notre messagerie, pour le suivi des contacts et des rendez-vous (sections 5.9, 5.10 et 5.12).
Ces prestataires traitent vos données exclusivement pour nous fournir leur service et ne les conservent pas plus longtemps que nécessaire à cet effet. Ils ne sont pas autorisés à utiliser vos données pour entraîner leurs modèles d’IA. Cela est consigné dans les accords de traitement des données conclus avec eux. Seules les données nécessaires à leur mission sont transmises aux fournisseurs de modèles de langage d’IA : le contenu de la conversation et, afin de pouvoir s’adresser à vous personnellement pendant la conversation, votre nom et le nom de votre entreprise. Votre nom et le nom de votre entreprise ne sont utilisés que pendant la conversation et ne sont pas conservés par le fournisseur. Votre adresse e-mail n’est jamais partagée avec eux.
Pour ces transferts, nous nous appuyons sur les garanties suivantes :
- Une décision d’adéquation de la Commission européenne, y compris l’EU–US Data Privacy Framework (article 45 du RGPD), dans la mesure où la partie destinataire y a adhéré.
- Les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne — il s’agit de contrats types européens qui garantissent un niveau de protection adéquat en l’absence de décision d’adéquation (article 46, paragraphe 2, point c) du RGPD).
9. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Les durées de conservation par catégorie de données personnelles sont indiquées pour chacune des finalités à la section 5. En résumé :
- Contenu des conversations (transcriptions) : six mois au maximum, puis suppression automatique.
- Récapitulatif et lien dans l’e-mail : six mois, après quoi le texte est supprimé.
- Votre nom, le nom de votre entreprise et votre adresse e-mail : douze mois au maximum, puis suppression automatique.
- Codes d’accès et temps de conversation utilisé : tant que le code d’accès est valide, puis douze mois au maximum.
- Rendez-vous, formulaires et retours : douze mois au maximum.
- Analyses et rapports : six mois au maximum.
- Fichiers journaux du serveur : sept jours.
- Chez les prestataires qui traitent la conversation en temps réel : aucun stockage du contenu de la conversation.
- Heure et durée des conversations, sans données permettant de vous identifier : sans limitation (il ne s’agit plus de données personnelles).
Si nous sommes légalement tenus de conserver des données plus longtemps, nous le faisons conformément à cette obligation et en appliquant des mesures de sécurité appropriées.
10. Comment protégeons-nous vos données ?
Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation, conformément à l’article 32 du RGPD. Les principales mesures sont les suivantes :
- Connexions chiffrées (HTTPS/TLS) entre votre appareil et nos systèmes.
- Chiffrement des données stockées (« encryption at rest »).
- Séparation logique entre le contenu des conversations et les données techniques des visiteurs, de sorte que les adresses IP et les transcriptions ne sont pas reliées entre elles.
- Gestion des accès au niveau de la base de données (Row Level Security — une technique qui impose le contrôle d’accès ligne par ligne dans la base de données) : la base de données n’est accessible que via nos propres fonctions serveur.
- Accès réservé aux seuls collaborateurs autorisés à cet effet, tenus au secret.
- Suppression automatique des données à l’expiration des durées de conservation.
Si, contre toute attente, une violation de données se produit, nous agissons conformément à notre procédure interne et, dans la mesure où la loi l’exige, nous la notifions à l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) et à vous-même.
11. Vos droits
En vertu du RGPD, vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles. Nous les expliquons ci-dessous.
- Droit d’accès : vous pouvez demander quelles données nous traitons à votre sujet.
- Droit de rectification : vous pouvez faire corriger des données inexactes.
- Droit à l’effacement : dans certains cas, vous pouvez demander l’effacement de vos données.
- Droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous pouvez demander que le traitement soit temporairement suspendu.
- Droit à la portabilité : dans la mesure où ce droit s’applique à votre situation, vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format électronique courant ou à ce qu’elles soient transmises directement à une autre partie. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.
- Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets similaires importants.
Droit d’opposition. Vous avez le droit de vous opposer aux traitements que nous fondons sur l’intérêt légitime. Si vous vous y opposez, nous cessons le traitement, à moins que nous n’ayons des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés. Vous pouvez toujours vous opposer au suivi personnel par e-mail (section 5.12) ; nous y mettons alors fin. Vous pouvez adresser votre opposition à hello@thesynths.studio. Ce droit est également porté séparément à votre attention avant la conversation.
Droit de retirer votre consentement. Dans la mesure où nous traitons vos données sur la base du consentement, par exemple pour une newsletter, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Le retrait du consentement n’a pas d’effet rétroactif : les traitements effectués avant le retrait restent licites.
Comment exercer vos droits ? Vous pouvez exercer vos droits en envoyant une demande à hello@thesynths.studio. Nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Dans des cas particuliers, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois ; nous vous en informons alors au cours du premier mois. Pour retrouver vos données, nous pouvons vous demander la date et l’heure de votre conversation ainsi que l’adresse e-mail que vous avez indiquée. Afin de pouvoir traiter votre demande, nous pouvons également vous demander des informations complémentaires pour vérifier votre identité.
Droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autoriteit Persoonsgegevens. Si vous estimez que nous ne traitons pas vos données avec soin, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autoriteit Persoonsgegevens. Nous vous serions reconnaissants de prendre d’abord contact avec nous, afin que nous puissions trouver une solution ensemble.
12. Comment obtenons-nous vos données ?
En principe, nous recevons vos données directement de vous : c’est vous qui décidez de ce que vous renseignez, de ce que vous dites ou tapez à Lara et de l’opportunité de demander un récapitulatif ou un rendez-vous. Votre appareil fournit automatiquement certaines données techniques (telles que l’adresse IP et des informations sur le navigateur) afin de permettre la connexion. Un code d’accès vous est remis par nous ou par votre organisation.
13. Mineurs
Le site et Lara ne sont pas destinés aux enfants de moins de 16 ans. Si nous savons ou soupçonnons qu’un utilisateur a moins de 16 ans, nous ne traitons ses données que si nous disposons du consentement d’un parent ou d’un représentant légal, ou en vertu d’une autre base juridique appropriée prévue par le RGPD.
14. Modifications de la présente déclaration
Nous pouvons adapter la présente déclaration de confidentialité de temps à autre, par exemple lorsque le site, Lara ou la loi évoluent. En cas de modifications substantielles, nous en informons les utilisateurs via notre site web. La version et la date de la dernière modification figurent en haut de la présente déclaration.
15. Contact
Vous avez des questions sur la présente déclaration de confidentialité ou sur la manière dont nous traitons vos données ? Contactez-nous :
Hibou/x B.V., exerçant sous le nom commercial The Synths
Generaal Vetterstraat 82-2, 1059 BW Amsterdam
hello@thesynths.studio
Ceci est une traduction du texte néerlandais. En cas de différence, la version néerlandaise prévaut.